NumbersをExcelに書き出してみよう！
前回はiPadで表データを作成する方法を解説しましたので、今回は作成した表データを書き出す方法を伝授しましょう。今回も前回同様に、iPadに標準搭載されている表計算アプリ、「Numbers」を使います。同アプリは完全無料で使えるうえ、Apple純正ならではの使い勝手のよさが魅力です。
しかし、iPad向けのアプリで作業するとなると、Numbersを使っていないユーザとは書類を共有できず、汎用性が低いのでは…とやや不安になりますよね。そこで今回は、Numbersで作成した書類を、Excelに書き出す方法を見ていきましょう。手順はとても簡単です。
まずNumbersを開いて、一覧の中から共有したいスプレッドシートをタップ。対象のスプレッドシートが開いたら、画面左上のスプレッドシート名の横にある［∨］をタップします。するとメニュー画面が開くので、［書き出し］を選択し、［Excel］をタップ。
スプレッドシートが複数のシートにまたがる場合は、全シートを書き出すか、現在開いているシートのみを書き出すかを選択し、［書き出し］を選びます。最後に［共有］ボタンをタップして、［“ファイル”に保存］を選ぶことで「ファイル」アプリに保存できます。
ちなみに同画面で共有したい相手を選べば、作成した表データをエクセル形式で相手に共有することが可能です。もし、共有したい相手が共有メニューに表示されていない場合には、図版❷の手順を参考に、一度「ファイル」アプリに保存してから「メール」や「メッセージ」などで相手に共有するとよいでしょう。
ちなみに、［書き出し］を選んだあとに表示される共有メニューの最下部にある［ナンバーズテンプレート］を選択すると、作成したスプレッドシートをテンプレートとして保存することが可能です。たとえば、毎月の家計簿をつけるためのスプレッドシートの雛型などを保存しておけば、次回からの作業がグッと楽になります。便利な機能なので、ぜひ活用してみてくださいね。
レイアウトを崩さずにPDF化する！
続いて、Numbersで作成した表データをPDFとして書き出す方法を解説しましょう。
Excel形式で書き出す手順と同じ方法でも、PDFとして書き出すことは可能です。しかし、作成したデータによっては「本当は1ページでまとめたいのに、切れて2ページに分かれてしまった…」ということが起こり得ます。ですので、レイアウトを崩さずPDFとして書き出す方法を覚えておきましょう。
手順は、対象のスプレッドシートを開いた状態で、画面左上のスプレッドシート名の横にある［∨］をタップ。メニュー画面が開いたら、［プリント］を選択します。
すると「プリントのプレビュー」という画面が起動するので、レイアウトの向きを選択しましょう。画面左下にあるボタンから［縦方向］か［横方向］を選べばOKです。
続いて、必要に応じて画面下部にあるスライダを左右にドラッグし、表データの表示サイズを調整します。ちなみに、表データは1ページの幅に合うようにデフォルトで設定されています。もし、ドラッグした後にデフォルトの状態に戻したくなったら、画面下部から［自動調整］をタップしましょう。また、画面右上の歯車型のアイコンをタップすれば、書類にページ番号を記載するか否かなどを設定することも可能です。
調整が終わったら、画面右下にある［プリント］をタップ。するとプリンタを指定する「オプション」画面が表示されるので、ウインドウの右上にある共有アイコンをタップします。共有メニューが表示されたら、保存先を選択。以上の手順で、レイアウトを崩さずPDFに出力することができます。
もちろん、iPadをプリンタと接続している場合は、そのまま印刷することが可能です。印刷するときは図版❸で表示されているポップアップを下にスクロールして［プリント］ボタンを選択するだけです。
なお、iPadとプリンタを接続する方法は、Appleのサポート記事に掲載されています。こちらからご参照ください。
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著者プロフィール
井上晃
スマートフォン・タブレット・スマートウォッチなど、最新ガジェットやITサービスについて取材。Webメディアや雑誌で、速報やレビュー、コラムなどを執筆している。新製品やサービスのレビュー、比較検証記事の執筆本数は年間100本以上。