フォルダやファイルはわかりやすく名前をつけよう
1日のタスクが完了したら、そのまますぐに帰宅せずに、その日に作成したファイルなどをしっかり整理しておきましょう。こうした時間を退社前に少し確保しておくだけで翌日の作業はもっと効率化します。たとえば、不要なファイルは削除し、デスクトップに散らばったファイルはあとで迷子にならないように決まった場所に片づけておくように習慣づけましょう。
ファイルやフォルダの整理方法は人ぞれぞれですが、ここでは一例として、時系列を基準にした整理方法を紹介します。まず、ファイルはプロジェクトごとにフォルダにまとめ、それぞれのフォルダ名に年・月を記入しておきます。受注した月を記入するか納品予定月にするかは仕事内容次第だと思いますが、決めたルールで統一することが肝心です。最近はスポットライトでファイルを探しやすくなったため、あまり細かくフォルダ管理をする必要もなくなってきましたが、プロジェクトを時系列でフォルダ分けしておけば、完了したプロジェクトを外部ストレージに退避させるときに便利です。
次にファイル名の整理についてですが、古いバージョンを残しておきたいファイルは変更日時を記入しておくとあとで探しやすくなります。ファイル自体にも変更日の情報は記録されていますが、スポットライト検索をかけたとき、ファイル名を見ただけで最新のものがすぐにわかるからです。
ファイル管理に時間をかけすぎると逆に非効率になってしまいますが、あとでファイルが迷子にならないための最低限の整理は行っておきましょう。
ファイルフォルダの整理
【時短テク47】フォルダは時系列でまとめておく
（１）仕事のフォルダはプロジェクトごとにまとめ、先頭に年月を入れておくとスッキリと整理できます。
（２）［Finder］メニュー→［環境設定］で、［名前で並べ替える時にフォルダを上部に表示］をチェックしておくと、大量のファイルがあっても見た目がスッキリします。
【時短テク48】よく使うフォルダはサイドバーに
よく使うフォルダはサイドバーに登録しておくのがオススメ。ドラッグ＆ドロップだけで登録できます。サイドバーにフォルダを登録すると、保存ダイアログでも同じように表示されます。ファイルの保存先も素早く選べるようになるというわけです。
【時短テク49】ファイル名にも日付を入れよう
（１）ファイル名のNG例。「_old」などとつけると、ファイルの変更履歴を辿りにくくなります。
（２）古いバージョンも残しておきたいファイルは、ファイルに変更日付を入れておきましょう。名前順にソートしてもきれいに並びます。
【時短テク50】タグを補助的に使って管理する
タグは、フォルダ階層によるファイル管理の補助として活用するといいでしょう。必ずしも名前を変える必要はありませんが、自分の中でそれぞれの色のルールを決めておきましょう。例えば、納品済みのプロジェクトにはタグをつけ、時間のあるときにそのタグのついたフォルダをサーバや外付けHDDに退避するといった使い方ができます。
1日の終わりにはデスクトップを整理して気持ちのいい明日を迎えよう
退社前にデスクトップをキレイに片づけておくことは、毎日の仕事をスマートに進める上でとても効果的です。片づけ作業を行うことで1日の仕事に区切りをつけ、どんなタスクが完了したか、明日は何をやるべきかを再認識できるようになるからです。
極論を言えば、1日の終わりにはデスクトップに何も置かれていない状態がベスト。翌朝スッキリとした気分で仕事を再開でき、何の制限もなく作業スペースとしてデスクトップをフル活用できるからです。
とはいえ、それでもいくつかのファイルやフォルダは、目につく場所に置いておきたいと思うかもしれません。そんな場合、ファイルの本体は別の場所にしまっておき、デスクトップにはエイリアスだけを置いておくという方法がオススメ。1日の終わりにデスクトップを片づけるとき、間違って大事なフォルダを捨ててしまうというミスが防げます。
フォルダのエイリアスをデスクトップに置いておく以外にも、よく使うフォルダにアクセスしやすくする方法は複数あります。ドックに登録する方法もいいですが、意外と便利なのがファインダウインドウのサイドバーです。フォルダをサイドバーに登録しておけばファイルの保存ダイアログにも表示されるため、新規ファイルの保存時から効率的にファイルの整理ができるようになります。サイドバーへの登録／削除はドラッグ＆ドロップだけと簡単なので、進行中の仕事フォルダを一時的に登録して完了したら削除するという風に、流動的に活用していくのがオススメです。
デスクトップの整理
【時短テク51】ファイル名を一括で変更
（１）ファイル名は、なるべくほかと被らないものが理想的です。たとえば図のような単純な通し番号のものは、数字の前にプロジェクト名を入れておきたいものです。
（２）そこで、変更したいファイルをすべて選択してコンテクストメニューを開き、［●●項目の名前を変更］を選びましょう。
（３）数字の前に名前をつけたいときは、前後のプルダウンメニューで［テキストを追加］／［名前の前］を選び、テキスト入力欄に文字列を入れて［名前を変更］をクリックします。
（４）文字列の追加のほかにも、特定の文字列を置換したり、自動的にファイルに連番をつけたりといったことができます。
【時短テク52】1日の終わりには机をキレイに
（１）1日の終わりには机の上をキレイに片付けてから退社したいもの。これは職場の机もMacのデスクトップも変わりません。
（２）どうしても目に見えるとことにファイルを置いておきたい！というときは、実体ではなくエイリアスフォルダを置くようにしましょう。
フォルダ管理を効率化するソフトを活用しよう
ファイルやフォルダをきれいに管理するというのは、手動でやるとなかかな大変なことです。そんなときは、それに特化したソフトを上手に活用しましょう。
スクリーンショットを散らかさない
スクリーンショットは標準でデスクトップに保存されるため連続撮影の邪魔になり、しかもデスクトップが散らかってしまうというデメリットもあります。このソフトは、Macのさまざまな隠し機能を引き出すツールで、スクリーンショットの保存場所を変える機能も搭載しています。このソフトを使って保存場所を見直してみましょう。
（１）スクリーンショットの設定は、［一般］タブ内で設定できます。［保存先フォルダ］のプルダウンから、新しい保存先を指定しましょう。
（２）指定したフォルダにスクリーンショットが保存されるようになります。
不要な重複ファイルを洗い出す
重複ファイルはMacの容量を無駄に占有するだけでなく、仕事のトラブルの要因にもなり得ます。企画書を修正して先方に送ったと思ったら、送ったのが重複していた修正前のファイルだった…という可能性があるのです。ときどきこのソフトで重複ファイルをチェックして、不要なものは削除していきましょう。このソフトは無料でありながら軽快に動作するのが魅力です。
（１）最初に、検索対象の階層を指定します。起動ディスク丸ごとよりもホームフォルダなどある程度限定したほうが処理時間が短くて済みます。
（２）スキャンが終わると、重複ファイルが一覧表示されます。画像や動画ファイルは、画面内でプレビューすることも可能です。
いつでもドラッグできるから手間が省ける
画面サイズが限られるマシンだと、ファイルのドラッグ＆ドロップがしにくいと感じることがあります。たとえばWEBサイトに表示されている画像をいったんファインダウインドウにドラッグしたいのに、サファリが画面いっぱいに表示されていてウインドウが隠れているといった状態です。そんなとき、このソフトを使えば画面の端にファイルの一時置き場を作ることができます。
（１）ファイルをキーノートのキャンバスにドラッグしたいのに、余計なウインドウが重なっていてドラッグできない…よくある悩みだと思います。
（２）このソフトを起動していると、ファイルをドラッグし始めると画面の端に一時置き場が表示されます。狭い画面でもストレスなくファイルの移動ができるというわけです。
思う存分タグを貼り付け
クリエイティブな仕事をしている人は、素材ファイルの管理が重要です。写真素材や動画素材などを素早く見つけたい、できれば内容もカテゴリ分けしたい…、そんなニーズにピッタリなのがタグによるファイル管理。このソフトは大量のファイルを効率的にタグづけできるのがポイント。ファイルに複数のタグをつけたいときにもクリック操作でどんどんつけていけます。
（１）ソフトを起動したら、タグづけしたいファイルをドックのアイコンにドラッグ＆ドロップ。開いたウインドウでまとめてタグを登録します。
（２）タグのついたファイルは、スポットライト検索などで探すことができます。