【応用1】失敗しないスケジュールの組み方
macOS標準の「カレンダー」は、仕事でも家庭でも予定がギッシリと詰まった忙しい人のスケジュール管理に適しています。しかし、忙しい人がスケジュールを組む際、あまりにも隙間なくイベントを組み込みがちです。この場合、時間が延びたり割り込みの予定が入ったりした場合に、身動きがとれなくなって破綻してしまう可能性があります。
そこでまず、予定を組んだイベントが実際にどのくらい時間が掛かったのかを測り、事後に実際に掛かった時間に修正することを徹底します。時間はアップルウォッチのストップウォッチ機能などを使うといいでしょう。
これを続けることで、どんな種類のイベントが延長しやすいのか、あるいは何曜日に急な予定が入りやすいのかということが把握できます。次からイベントを登録するときに反映していきましょう。
次に、スケジュールを組む際は、いくら忙しくてもイベントとイベントとの間に空白の時間を15分~30分入れておきましょう。ぴったり詰め込むと休憩する暇もありませんし、予定が押してしまうと会議や打ち合わせなどでほかの参加者を待たせてしまうことにもなります。
イベントの予定
30分程度で終わりそうなインタビュー取材の仕事なので、イベントの時間を30分間としてスケジュールに組み込みました。
イベントの実績
インタビュー途中で何度も話がそれてしまい、終了したのは開始から60分後だったため、次のイベントの開始予定時間が大幅に遅れてしまいました。
Apple Watchのストップウォッチも活用しましょう。
次のイベントに反映
次からはインタビュー取材のイベントを登録するときは、あらかじめ終了予定を30分長めに設定することで、スケジュールの狂いを生じないようになりました。
実現不可能なスケジュール
イベントを隙間なくギッシリと詰め込んでいると、予定が伸びたり割り込みが入った場合に破綻します。実現不可能なスケジュールです。
イベント間にクッションを入れる
イベント間をあらかじめ30分ほど空けてスケジュールを組むと、時間が延びたときや早まったときにも柔軟に対応できます。
棚卸し
登録したイベントの終了時刻を修正するのは、棚卸しとも呼ばれます。イベント単体だけでなく、日数のかかるイベントでも実際の日程に修正しましょう。自分のパフォーマンスを過信しないようにするのが失敗しないスケジュール管理術のキモです。