Macで「スケジュール管理」の基本?

やるべきことをリスト形式で整理

会議や記念日など特定の日時のイベントを記録する「カレンダー」に対して、やるべきことを思い出させるトリガーの役割を担うのが「リマインダー」です。「ToDoリスト」や「覚え書き」といった使い方に加えて、強力な通知機能を備えているのが「リマインダー」の特徴です。またアイクラウドを経由すれば、MacとiOSデバイス間でリマインダーの内容を同期したり、ほかのユーザとリストを共有したりといったことが簡単に実現できます。

ところで、せっかくリマインドを設定しても、通知を見逃してしまっては意味がありませんよね。Macを起動していないときでもリマインドの通知をキャッチするには、常時携帯するiPhoneと項目を同期させておくといいでしょう。時間ではなく場所で通知を設定した場合にも、移動中に通知を受け取れるiPhoneなら完璧といえます。

ここでは、「リマインダー」のシンプルすぎるインターフェイスから、これだけは押さえたい操作方法まで解説します。

「リマインダー」のインターフェイス

リマインダーの新規作成と通知の設定

リマインダーの追加は、いたって簡単。画面右上の［＋］ボタンか入力欄を直接クリックし、続けて要件を入力します。ここに入力したテキストが通知に表示されるので、パッと見て内容が伝わるように、簡潔でわかりやすい言葉を入力しましょう。

リマインダーに通知を設定する場合は、リマインダーの右側に表示される［i］マークをクリックします。通知は、日時か場所をトリガーとして選べます。

「リマインダー」のウインドウで、［＋］または入力欄をクリックし、入力欄にカーソルが点滅したら内容を入力します。またリマインダーの右側にある［i］マークをクリックすると詳細設定ウインドウが表示されます。

位置情報を元に、場所で通知を受け取ることも可能です。場所にチェックを付け住所や場所の名称を入力し、候補から目的の場所を選択すると、入力した場所の地図が読み込まれます。

通知はMacとiOSデバイスの双方に届きます。iPhoneでは図のように、ロック画面に通知を表示させることができます。この通知のスタイルは変更することも可能です。

リストを作成してリマインダーを管理する

リマインダーは、仕事やプライベートなどの種類ごとに「リスト」で分類できます。たとえば、夏休みの旅行までに手配するチケットや宿泊の予約、そして旅行グッズなどの項目は、1つのリストにまとめておくといいでしょう。

作成したリストを、家族やイベントの参加者と共有できる点も「リマインダー」のメリットです。イベントに関連する手配を参加者が分担して行う場合、リストを共有することで全体の進捗が一目でわかるので、いちいち各人に確認する手間が省けます。なお、共有できるリストは「iCloud」内のリストに限られます。

サイドバー下部にある［＋リストを追加］をクリックし、新規リストに名前を付けます。リスト名を入力後、［リターン］キーを押して確定します。

リストのテーマカラーを変更したい場合は、コンテキストメニューを表示させ、好きな色を選択します。名称変更や削除もこのメニューから実行できます。

共有したいリストにマウスポインタを乗せ、表示される共有アイコンをクリックします。吹き出しが表示されたら「共有相手」を選択してメールアドレスを入力、最後に［完了］をクリックします。

リマインダーリストに招待されると、参加を促すメールが届きます。参加する場合は「リマインダーリストへ参加］を選択します。

リストを削除するには、サイドバーで不要なリストを選択した状態で［デリート］キーを押します。確認のダイアログが表示されるので、内容を確認して［削除］をクリックします。

通知から再通知や実行済みの操作を行う

リマインダーに設定した通知が届いた時点で、予定を実行できるとは限りません。もう一度あとから通知させたい場合は、通知ウインドウから設定できます。また、すでにリマインダーを実行済みの場合は、通知ウインドウの［実行済み］をクリックすれば「リマインダー」に反映されます。

なお、実行済みにしたリマインダーは自動的に非表示になります。削除されたわけではないので、後から確認したり実行済みを解除したりできます。

Macでは、指定した日時になるとデスクトップに通知が表示されます。このとき、「後で」をクリックすると再通知を設定できます。すでに完了している場合は「実行済み」をクリックします。

iPhoneでは、通知ウインドウを強く押してオプションウインドウを表示させ、実行済みか再通知を指定します。

完了したリマインダーは、左側の［○］をクリックして実行済みにします。このとき、実行済みのリマインダーは自動的に非表示になります。実行済みのリマインダーを表示するには、画面を下方向にスクロールして「実行済み」の行を表示し、［表示］をクリックします。