GoogleカレンダーをクラウドにアップしてCalenGooで参照
仕事術の基本として、「紙の手帳は1冊しか持たない」というものがあります。この原則を知っている人は、ついカレンダーアプリも1つにしてしまいがち。でも、今ではクラウド同期機能を持つアプリが主流のため、1つにこだわる必要はないのです。
そこでおすすめなのが、「母艦となるカレンダーからデータをクラウドにアップしておいて、それを複数のアプリで参照する」という方法です。
私は「Googleカレンダー」を母艦としています。予定を閲覧・記入するのはiPhoneやiPadだけではないので、Googleカレンダーをベースに運用したほうが何かと便利なのです。
iPadで参照するときは「CalenGoo Calendar」(とGoogleカレンダー)を使っています。なぜCalenGooなのかというと、予定を簡単にドラッグ&ドロップで移動できたり、サッと予定を複製できたりするから。私の知る限り、これができるのはCalenGooだけ。
有料アプリですが、この機能は手放せません。定例会議などでは、打ち合わせが終わった瞬間に次回の日程が決まったりします。そのとき、CalenGooならすぐにドラッグ&ドロップで予定を複製でき、サクッと登録完了。入力の手間が省けて楽チンです。
メールからスケジュールを自動で登録
また、母艦となるGoogleカレンダーをGmailと連動させておけば、日付が記載されたメールを読み取って自動でスケジュールに登録してくれます。「メールのデータを読まれるなんて、気持ち悪い…」と思う方もいるかもしれませんが、私は気にしない主義なので、まったく問題ありません(笑)。
ただし、変な表示になることもあるので目視での確認はマスト。これはiOS標準の「カレンダー」アプリでも同様で、「メール」アプリの情報からカレンダーへ自動で登録してくれますが、残念ながら精度は完璧ではありません。信用しすぎず、登録情報に間違いがないかしっかりチェックしながら利用しましょう。

「Googleカレンダー」にベースとなる予定を登録したうえで、私がiPadで利用しているのが「CalenGoo」です。有料アプリですが、優れた操作感が魅力。日/週/月/年で予定を表示できます。

CalenGooをインストールすると、まずはGoogleカレンダーまたはiCloudカレンダーとの同期が促されます。私はGoogleカレンダーに登録した予定が自動で反映されるようにしています

もちろん、CalenGooから予定を登録することも可能です。新規で予定を登録したい場合は、右上の[+]ボタンをタップしましょう。また予定を長押しすると、登録内容を複製したり、移動したりすることができます。

次々に埋まる毎日の予定を、もっとスマートに管理したい。
色を割り当てて予定を“見える化“しよう!
デジタルのカレンダーを利用する際は、メインの予定だけでなく、移動や待機時間も一緒に登録しておくと便利です。私の場合は、「移動・待機」というカテゴリを作って、グレー色を割り当てています。なぜグレーなのかというと、目立たないようにするため。移動や待機時間も含めての予定ですし、これを見れば、旅費交通費を算出するのも簡単です。
登壇や執筆などの通常業務は「美崎共有スケジュール」という名前で、会社のスタッフと共有しています。あと作っておくと便利なのが、「仮アポ」というカレンダー。私の場合は目立つように赤色にしていますが、アポイントの時間が3つくらい候補になったときに、「仮アポ」として先に登録しておくのです。
本決まりになったら、その予定を「美崎共有スケジュール」にカテゴリ変更。色も赤色ではなくなります。残った仮アポは削除すればOK!
「正式に決まるまでスケジュール登録しない」という人もいると思いますが、それではダブルブッキング的なミスが出やすくなります。色をつけてカレンダーに登録しておくと、失敗を防ぐことができるのです。

予定はカテゴリごとに色分けして整理するとよいでしょう。私の場合、フィックスした予定は色なし、「仮アポ」は赤、「移動・待機」はグレーで表示されるようにカスタマイズしています。

月間の予定は、Calen Gooでチェックしています。文字が小さくて読みづらい場合も、ピンチアウト操作で簡単に拡大して確認することができます。
操作性に合わせてアプリを使い分けよう!
月間の予定をチェックしたい場合も、CalenGooなら見やすく、操作しやすい。ページを捲るのではなくスクロールしていくので、月末から月始にかけた予定を素早くチェックするのに便利です。紙の手帳では絶対に実現できない使い勝手ですね。
月間の予定はCalenGooがベストですが、週間の予定はGoogleカレンダーのほうが見やすい印象です。なので、私の場合はiPadで月間の予定を見たいときはCalenGoo、週の予定はGoogleカレンダーで確認しています。ちなみに、iPhoneで今日の予定を見るときは「miCal」。
このように、好みのビューと操作ができるアプリに切り替えながら、同じデータを扱うのがデジタル手帳術のポイントです。カレンダーアプリはたくさんあるので、ぜひ自分にぴったりな組み合わせを見つけてみてくださいね。

ちなみに、iPhoneではGoogleカレンダーと同期した「miCal」を利用しています。見やすい画面配置が特徴で、移動中にサッと予定を確認するのにぴったり。
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紙の手帳は1冊が基本ですが、アプリは違います。目的に合わせて使い分けましょう。
今回の美崎式まとめ
カレンダーはクラウドを使って複数のアプリを使い分けるのがベスト
「ClenGoo」は予定の登録や複製がワンタップで簡単に行える!
※この記事は『Mac Fan』2020年10月に掲載されたものです。
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