予定の管理に効くWEBサービス
アポ調整を最短で済ませる
「Cu-hacker」は、グーグル・カレンダーと連係してスケジュールを素早く調整できる無料WEBサービスです。使い方は簡単で、カレンダー上で予定の候補をクリックして日時を仮指定すると調整用のURLが生成されるので、これをメールやメッセンジャーで送付するだけです。
iPhoneアプリ版もあり、こちらはメールやメッセンジャによる連絡と、カレンダーを行き来する手間も省けてさらに効率的です。
複雑なタスク管理も快適にこなせる
チームでプロジェクトを遂行するのに必要なタスク管理、ファイル共有、バージョン管理、進捗の共有などがすべて無料で行えるWEBサービスが「Asana」です。グーグルのアカウントでサインインして、プロジェクトへの参加を要請するメールをメンバーに送信すればすぐに利用開始できます。
プロジェクト管理ツールとは思えないシンプルなデザインが特徴で、参加者が楽しくコラボレーションする仕組みが備わっています。
スケジュール管理を極める!
言わずと知れたクラウド型カレンダーサービスの代表格が「グーグル・カレンダー」です。macOS標準ソフトの「カレンダー」とも予定を同期できますが、複数のソフトを切り替えなくてもWEBブラウザだけでスケジュール管理できるのが大きなメリットです。たとえばカレンダーをサファリのタブウインドウで開いておけば、キーボードショートカットだけでブラウジング作業と行き来できます。また、カレンダーを複数作成して共有用のカレンダーをチームのメンバーなどと共有しておけば、お互いのスケジュールを調整したり確認する手間が大幅に省けます。スケジュールの内容はクラウドで同期されて、iPhoneやiPad、ウィンドウズなどからも確認できます。
カレンダーは日、週、月表示以外にも、予定リストに切り替えられます。時系列でやるべきことを管理するのに便利な機能です。
カレンダーを特定のメンバーと共有できるのも、お互いの予定を確認する手間が省けて効率的です。
強力国産グループウェアも0円で!
チームでのスケジュール管理や情報共有に役立つグループウェア「サイボウズLive」は、iPhoneやiPadのアプリはもちろん、WEBからも利用できます。掲示板機能やイベントカレンダー、ToDoリストや共有フォルダ、チャット機能などプロジェクトの進行に欠かせない機能がまとめて利用できます。フリーミアムモデルで運営されていて、グループメンバーが300名、データ保存容量が1GB未満であれば、すべての機能が無料で使えます。
スマートフォンだけでなくガラケーでのアクセスも可能など、国産ならではの痒いところに手が届く使い勝手が人気の秘訣です。
シンプルにToDoリストを管理
やるべきことリスト（ToDoリスト）は、うまく管理しないと入力作業などにかえって時間を取られてしまいます。プロジェクト管理の経験がまだ少ない人にも手軽に始められるToDoリストサービスが「Jooto」です。無料プランでは利用者は3名、管理できるプロジェクトボードは3つまでという制約はありますが、少人数でプロジェクト管理をスタートさせたい人は試してみる価値があるでしょう。
タスクはカード型になっていて、ダブルクリックするとタスクの詳細を編集できます。タスクカードは進行状況などに合わせてドラッグ＆ドロップでステータス（進行中、完了）を移動できます。
ガントチャートが手軽に始められる
複雑なプロジェクトの進行状況を可視化することで、遅れや予定の組み替えなどが素早く行える「ガントチャート」は、通常マイクロソフト・エクセルなどで作成することが多いですが、いちから作るのはかなり面倒な作業で、運用にもノウハウが必要です。「Bravio!」は、カレンダーやタスクのガントチャート表示、プロジェクトの進行状況管理などが手軽に利用できます。タスクの状況は取引先とも共有できます。
無料プランは5ユーザまでですが、プロジェクト数の制限などなく、ほとんどの機能が使えます。
タスクの処理速度を向上させる
短時間の集中を繰り返すことで生産性を向上させるテクニックの1つに「ポモドーロ・テクニック」があります。基本的なメソッドはタイマーを25分間セットしてタスクに集中し、約5分間の休憩を入れてこれを1セットとします。これを3～4セット繰り返したら長めの休憩を入れます。タイマーさえあれば誰でもできるテクニックですが、WEBでこれを行うことでどのようなタスクをどの程度繰り返したかを可視化できるのが「Pomotodo」です。
インターフェイスは英語ですが、やるべきことはタスクをセットしてポモドーロのタイマーを開始するだけ。短時間で生産性を向上させたい人におすすめです。
GTDツールで生産性をアップする
カレンダーによるスケジュール管理では、タスクの優先度や状況に柔軟に対応して「いま何をするべきか」を確認するのが難しいという問題があります。「Todoist」は、こうした問題を解決するために、スピーディにタスクを管理できる直感的なインターフェイスを備えています。無料版ではプロジェクトごとの登録ユーザ数が5名まで、リマインド機能が使えないなどの制約がありますが、試してみる価値はありそうです。
人気の仕事術「GTD（Getting Things Done）の考え方を実践できる高機能ツールで、個人やチームの生産性を上げたい人に役立ちます。グーグル。クロームの機能拡張も便利です。
アップル純正WEBサービスで業務効率化を実現する
アップルユーザであれば、アイクラウドアカウントを無料で作成し、クラウドを利用したさまざまなサービスを利用できます。アップルデバイス限定でメールやカレンダーの同期ができるイメージが強い「iCloud」ですが、プラットフォームの垣根を越えてWEBブラウザから多くの機能が利用できます。さらに、ベータ版ながらオフィススイート、いわゆる「iWork」のWEBアプリ版も用意されていて、ドキュメント、表計算、プレゼンの作成と共有が実質0円で行えます。マイクロソフト・オフィスとの互換性もある程度確保されているのもうれしいところ。
「iCloud.com」では、カレンダーやメール、メモをはじめ、ページズ、ナンバーズ、キーノートをWEBブラウザベースで利用できます（利用できるブラウザに制限あり）。
コミュニケーションがはかどるWEBサービス
高画質なビデオ通話を無料で使う
グーグルが提供するWEBブラウザベースのコミュニケーションサービス「Googleハングアウト」は、メッセージや音声通話に加え、ビデオ通話にも対応。特にビデオ通話は複数人の会議などで便利な機能を備え、現在話している人にカメラが自動的に切り替わるなど先進的な機能を備えています。また、Gmailの画面をWEBブラウザで開いているときに、すぐビデオ通話を開始できるなど、ほかのグーグルサービスとの連係も便利です。
WEBブラウザのプラグインをインストールすることでHD画質のビデオ通話が無料で利用できます。
定番通話ソフトをWEBブラウザで
インターネット経由でテキストメッセンジャや音声通話、ビデオ通話が行える「Skype」は、基本無料で使えるソフトウェアが各プラットフォーム向けに提供されていますが、WEBブラウザでも利用できることをご存じでしょうか。公式WEBサイトのトップページから［Skype for Webを起動］を選択し、最初にプラグインをインストールすれば、WEBブラウザだけでそれぞれの機能が利用できます。
WEBブラウザでもビデオ通話が問題なく行えます。Skypeのアカウントはマイクロソフトアカウント以外にフェイスブックアカウントでも利用できます。
新発想のコラボツールで業務効率化
「チャットワーク」は従来のメールや電話に代わり、ビジネスコミュニケーションを効率化するために登場したツールで、企業での導入実績も豊富です。グループチャットやタスク管理、ファイル共有機能に加え、音声通話やビデオ通話を備え、WEBブラウザの画面内だけで業務遂行に必要なコミュニケーションを実施できます。無料プランではグループチャットの数が14に制限されるほか、ビデオ通話が1対1になるなどの制約があります。
直接のメッセンジャのほか、会議室を作成して複数人でのグループチャットなどが行えます。国産ツールならではのわかりやすさで導入のハードルが低いのが利点です。
非エンジニアにもおすすめのコラボツール
米西海岸のスタートアップで人気のチームコラボレーションツール「Slack」は、開発者はもちろん、ほかの職種のビジネスパーソンでも便利に使える機能や工夫が満載です。基本機能はメッセンジャ、グループチャット、ダイレクトメッセージなどを備えたテキストコミュニケーションが中心ですが、会話のスレッドの中にプレインテキストを書き込めるスニペットのほか、グーグル・ドキュメントのファイル、ドロップボックスのファイルなどを添付して共同作業もできます。「チャンネル」と呼ばれるスレッドなどに投稿があると、iPhoneやアップルウォッチなどにも通知が届きます。
多くのコラボレーションツールがある中でSlackが支持されている理由のひとつに、飽きがこないシンプルなインターフェイスがあると思われます。素っ気なくて取っ付きにくいという第一印象を持つ人もいますが、使っていくうちに手放せなくなるでしょう。
SlackはiOSアプリやMacソフトでも提供されていますが、WEBブラウザでも利用できるマルチプラットフォーム対応のサービスです。
グーグル・ドキュメントやドロップボックス、アイクラウド・ドライブなど多くの外部サービスとも連携するのが特徴です。長文を入力しなくても、会話の中で多くの情報をやり取りできます。
スライドであらゆるノウハウをシェアしよう
「SlideShare」は、キーノートやパワーポイントなどで作られたスライド資料をWEB上で公開して共有するサービスです。いわば、ユーチューブのプレゼン版と考えるとわかりやすいでしょう。各国のセミナーや学術講演などで発表されたさまざまなスライドが惜しげもなく公開されていて、仕事に役立つノウハウがまとめられた人気のスライドもあるので、気になるワードを検索して、参考になるスライドを探してみましょう。
もちろん、逆に自分で作ったスライド資料をアップロードして公開することも可能です。スライドには「いいね」やコメント欄が設けられており、ほかのユーザからフィードバックを受けることもできます。アップロードして、ほかのユーザの反応を見てみるのもいいかもしれません。さまざまなノウハウは隠すよりも公開したほうが有益なフィードバックが得られやすい時代になり、ビジネスパーソンもますます積極的な情報発信が求められています。
テクノロジーと教育、ビジネスの分野のスライドが充実していますが、エンターテインメント性の高いスライドも公開されています。
スライドはさらにSNSなどで共有したり、いいね（Like）をつけたり、ダウンロードすることもできます。視聴者数やコメントで反応を確認することもできます。
全画面でホワイトボードが利用できる
オフィスの会議室などでアイデアや議論のメモのために用いられるのがホワイトボードへの書き込みです。これをWEBアプリ化したのが「WhiteboardFox」です。手描きの文字や図形書き込みはもちろん、タイピングによるテキストや画像の挿入などが行えます。また、オプション機能でホワイトボードを撮影したりURLを生成してほかのユーザとシェアできます。
サインインしなくてもすぐに利用開始できる手軽さが魅力です。デスクトップをエアプレイで大画面テレビなどに出力すると、電子ホワイトボードのように使えます。
WEBブラウザで利用するRSSリーダ
「Feedly」は、ブログやニュースサイトが配信する更新情報（フィード）を取得して読みやすい体裁で表示してくれるRSSリーダサービスです。ブックマークしたWEBサイトを定期的に巡回しなくても、いつでも気になる情報をまとめて収集できるのがメリットです。もちろん「あとで読む（Save for later）」機能もありますので、時間のあるときにチェックすることも可能です。
Feedlyは、iOSアプリも提供しているので、Macで気になる記事を保存しておき、移動中のすき間時間にiPhoneでチェックするといった使い方も便利です。
スライドの作図などを簡単に
スライドを作成する際などに、図表を作るのが苦手という人も多いのではないでしょうか。グラフィックツールの操作を覚えるのは時間も手間もかかりますが、「Cacoo」であればWEBブラウザ上でさまざまな作図が手軽に行えます。特に、フローチャートやマインドマップなどでよく用いられる画像パーツがあらかじめ多数用意されているので、これらを組み合わせることで短時間に作図できます。
無料プランでは作成できるシートが6枚、エクスポート形式がPNGファイルのみと制約がありますが、簡単な作図であればすぐに行えます。
議事録の要点を素早く整理できる
会議での議事録は、記録担当者が記録に追われ、発言しにくいなどの問題が多くありました。「SIGN」はWEBブラウザ上で会議のアジェンダ（議題）を手早く整理し、どの参加者がどのような話題が話されたのかを効率的にまとめられるWEBサービスです。ショートカットを覚えてスピーディに操作できるようになれば、会議終了と同時に議事録を参加者や欠席者に向けてメールなどで共有できます。
議事録に必要なツボを押さえた秀逸なインターフェイス。これで面倒くさい会議も活性化するかもしれません。
バックオフィスに効果的なWEBサービス
お金の流れを効率的に把握する
銀行口座やクレジットカード、電子マネーやポイントなどを登録することで自動的に自分の資産を可視化してくれるWEBサービスです。口座残高やカード支払いなどの情報が正確に把握できるようになるほか、経費の精算や取引の自動仕分けなども効率的に行えるようになっています。法人口座の管理には有償プランが必要ですが、個人事業であれば無償プランでも問題なくお金の流れを把握できるようになります。
iPhoneアプリ版もありますが、資産の一覧などはWEBブラウザから利用したほうが快適です。
バックオフィス業務をすべてお任せ！
「Gozal」は、会社の設立時の煩雑な手続きやバックオフィス業務にまつわる法律や税金の問題を、それぞれの資格を有する専門家に依頼・相談できるクラウドサービスです。月額費用は無料で、専門家の相談費用などを最小限に抑えられるのが大きな特徴です。特に起業したて、検討中のベンチャー企業であれば、事務手続きを効率的に行えて本業へと集中できるので利用するメリットは大きいです。
会社設立までに行わなければならないタスクを整理してアドバイスしてくれるので、その気になれば週末にでもベンチャー企業設立の準備ができてしまいます。
見積書や請求書の作成を自動化
見積書や納品書、請求書など、受発注業務ではさまざまな形式の書類の送付が義務づけられています。しかし、細かい事務作業はすべての人が得意というわけではないので、発行する書類の数が増えると業務自体が停滞してしまいがちです。「Misoca」は、クラウドベースでこれらの書類の作成から郵送までをサポートしてくれます。また、書類の送受信に関するやりとりも管理できるので送付忘れや支払いミスなどを防げます。
書類の発行などは基本無料で、請求書の郵送代が180円、見積書のファクス送信が1通あたり60円発生します。
名刺を軸にビジネスの世界を広げる
名刺管理サービスの「Eight」は、iPhoneやドキュメントスキャナで読み込んだ名刺をクラウドに保存して情報をデータベース化し、ビジネスのネットワーク強化に役立てるというWEBサービスです。名刺情報はEight側で入力してくれるので、大きな手間はかかりません。同じ会社で運営している法人向けの「SanSan」は有償ですが、Eightは個人向けという位置づけで無償で利用できます。
サービス開始当初は「名刺のデータ入力」という面倒な作業を自動化してくれたという点で人気を博しましたが、現在はさらに機能が強化されて、名刺交換相手の近況や肩書きの変更があると通知され、関連する企業のニュースなども自分のフィードに流れてきて確認できるなど、SNS的な側面も強くなっています。個人でもビジネスのネットワークを強化したいという人におすすめできます。
直接名刺を交換した相手がユーザ同士で、いずれかがデータを取り込めば自動的に「つながり」が生まれます。SNS的な機能もあり、近況を投稿したり手軽にメッセージを送信できます。
登録された名刺は自分のビジネスネットワークとして自動的に整理されます。さらに「ラベル」機能を使えばグループでの整理も可能です。
高品質なオウンドメディアを開設できる
従来の広告とは別に、企業自らが情報を発信するメディアとして活動する「オウンドメディア」運営がマーケティング手法として確立しつつあります。しかし、個人事業主や中小企業のマーケティング担当者の多くにとってWEBサイトの開設やブログの運用は手間やコストの面で難しさがあります。「Ameba Ownd」は、事業の目的に合わせたテンプレートから選択するだけでハイクオリティなWEBサイトを簡単に構築できます。
作成できるサイトやブログはスマートフォン表示にも対応したレスポンシブデザインで、SNS連携など最新の機能をひととおり備えています。
ビジネスの契約書をクラウド管理
専門知識を有する契約書の作成は法務の体制が整っていない中小企業やベンチャーには大きな負担となります。「CLOUDSIGN」では、秘密保持契約や業務委託、雇用契約や受発注など主要なテンプレートから選択するだけで、簡単に契約書を作成し、お互いにクラウド上で契約を締結することもできます。セキュアに保存されているので紛失や破損の危険性も低く、契約書の更新などの管理も効率的に行えます。
フリープランでは利用可能ユーザ1名のみ、月間で送付不可能な契約書が10件までとなっていますが、個人であれば十分に使えるでしょう。
複数のSNSアカウントをまとめて管理
企業でもソーシャルメディアを積極的に活用するケースが増えてきています。しかし、ツイッターやフェイスブック、リンクトインなど複数のSNSを運用していると、それぞれのサービスを別のソフトやブラウザウインドウで管理しなければならず、運用担当者の作業負荷が高くなってしまいがちです。
「HootSuite」を使えば主要SNSのアカウントを登録しておくだけで、それらをまとめて一覧できるので、SNSでの投稿や返信を効率的に行えます。たとえばツイッターであれば、通常のタイムラインに加えて、メンション（返信）やお気に入りツイート、別アカウントのタイムラインもリアルタイムでストリーム視聴できます。コメントや記事の予約投稿もできるので、担当者が業務時間外にもSNSに張りつく負荷を減らすことにもつながります。
HootSuiteは無料プランでも主要なSNSアカウントを10までサポートし、基本的な自動分析機能や予約投稿機能などが使えます。本格的な業務利用の前に試験運用してみるとよいでしょう。
各SNSの情報を一覧できるダッシュボードと、複数のタイムラインを表示できる画面を切り替えて利用するのが基本です。
WEBサービスをMacソフト化できる「Fluid」
WEBブラウザで利用できる効率化サービスを紹介してきましたが、MacソフトやiPhoneアプリでサービスが提供されていないものもあります。もし、よく使うサービスをMac上で、ドックからワンクリックで呼び出したいのであれば、「Fluid」というダウンロードソフトがおすすめです。WEBサービスのURLと名称を指定して、保存場所を指定すれば、そのサービスをソフト化してアイコンを生成してくれます。それをドックに配置すれば、WEBブラウザからアクセスする必要がなくなります。サインインの認証が必要なものだと、毎回入力する必要がある場合もありますが、手早く各サービスを起動したい人は試してみましょう。有料ライセンスを購入することで、フルスクリーン表示等ができるようになります。
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