新人の試練
タカハシ●営業2課のタナカ係長からMacBookで作成する議事録のカイゼン方法についての相談が来ています。…そういえば、議事録って新人に任せられることが多いんですけど、あれ結構難しいんですよね。話題があっちこっちに飛ぶと議題が何だったかまとめにくいし、議題が「保留」なのか「決定」なのかもわかりにくいことがあります。人が作ったものを見ても、よくわからなかったりしますよね。
ハヤシバラ●そうですね、簡単なようで難しいところがあります。長い文章にして書いてある割にはポイントを押さえていなかったり、話されていた議題が抜け落ちている議事録もよく見かけます。
タカハシ●（ギクッ！）
ハヤシバラ●そもそも会議のアジェンダ設定がきちんとなされていなかったり、無駄に時間が長かったりすると議事録を取るほうも混乱しがちですが…。まあ、それは進行役の問題ですけどね。
タカハシ●「社内会議あるある」ですね…。
議事録ルールの標準化
ハヤシバラ●会議の運営についてはタナカ係長に頑張ってもらうとして、我々としては何かMacBookでよりよい議事録を作成できるよう、良いソリューションを提案しないといけません。さしあたりソフトでもサービスでも構いませんが、なるべくシンプルで誰にでも使えそうなものを探してみてください。
タカハシ●はい。…議事録って何で書くのがいいんですかね？ メモ帳とかテキストエディットのようなワープロソフトでしょうか。あるいは録音音声やノートに手書きしたものをMacBookでテキストに入力し直すとか？
ハヤシバラ●昔はそういうこともありましたが、今は会議にMacBookやiPadを持ち込むのは当たり前ですからね。その場ですぐ作成できて会議の参加者や関係者にメールなどで共有できる方法がいいでしょう。少なくともアナログで記録したものをデジタルに清書するなんてのは、非効率ですからおすすめできません。
タカハシ●そうですよね…。誰でも簡単にすぐ使えるソフトやサービスを調べてみます。とはいえ、社内の議事録はそんなにキッチリ作らなくてもいい気がしますけど。議事録作成に時間がかかっては元も子もないですよね。
ハヤシバラ●必要最小限の情報を押さえてあればどんな体裁でも構いませんがね。でも、議事録のように地味な作業を真剣にできない新人が成長したという例はあまり聞きませんね。
タカハシ●（ギクギクッ！）ぼ、僕は真面目に調べますよ！
ハヤシバラ●はい、よろしく。いつものように17時までに報告書を出してくださいね。
依頼書
標準のメモやテキストエディットは議事録に使えないか？
タカハシ●議事録を取る、シンプルな方法か…。それならば、まずMac標準のソフトでできることから調べていくかな。候補となるのは「メモ」と「テキストエディット」となるかなあ。
メモはOS Xエルキャピタンから高機能になって、写真やWEBリンクも貼り付けられたり高機能になったから十分使えそうだけど、議事録用のテンプレートはないので会議のたびに毎回作るのは面倒だなあ。自分のために、ちょっとした会議のメモを取るにはいいけど、「議事録作成」という感じではないかもしれない。
テキストエディットなら、テンプレートをあらかじめ作っておいたらどうかな。自分で「日時」「場所」「参加者」「議題」「主旨」「進捗」のような項目を作っておいて、情報ウインドウから「ひな形」設定しておけばオリジナルのテンプレートを作れるみたいだ。あとはこのひな形をダブルクリックすれば、すぐ議事録作成用のファイルが作れるね。
う～ん、これはこれでいいかもしれないけど、でも実際のところはそれぞれの担当者が勝手にテンプレート作っちゃったりして、ファイル形式も命名ルールもバラバラになっちゃったりするんだよね。ファイルの管理も面倒だし。もう少しきちんとした議事録のフォーマットが欲しいな。
テキストエディットに議事録のテンプレートはありませんが、自分で項目や書式を入力して設定してオリジナルのテンプレート（ひな形）を作成してみましょう。
作成したファイルをひな形にするにはファインダでファイルを選んで［ファイル］→［情報を見る］から［ひな形］のチェックを入れます。ダブルクリックするとひな形のコピーが作成されるので、それを元に新たに議事録を作りましょう。
マイクロソフト・オフィスの議事録テンプレートを使う
タカハシ●標準ソフトではちょっともの足りないとなると、「オフィス」（office）の出番かな。
「ワード」のテンプレートには「議事録」もあるので、これを使うのは手っ取り早いかもしれない。でも、ビジネス向けのテンプレートは項目がかなり細かく設定されていて、そのままでは何だか難しそうだな。実際の仕事内容に合わせてもっとシンプルな議事録テンプレートにカスタマイズする必要がありそうだけど、営業部の人に作ってもらうというのもちょっと手間だなあ。
「ワンノート」はワードよりは多少シンプルだけど、標準では議事録のテンプレートがないのか。うーむ、高機能だからといって必ずしも便利というわけでもなさそうだ。もう少し議事録に特化した方法も探してみよう。
ワードのテンプレート選択画面で［議事録］で検索すると数種類のフォーマットから選択できます。必要な事項を入力すれば、ワード形式またはPDF形式に書き出して共有できます。
ワンノートには議事録テンプレートはありませんが、自由な書式で議事録を作成できます。ただし、操作方法に若干の慣れが必要な面もあります。
議事録作成に特化した「SIGN」を試してみる
タカハシ●ソフトを使う場合、テンプレート選びがポイントになりそうだけど、会社の業務スタイルに合わせたカスタマイズは必要だな。あと、高機能であればあるほど覚えるのが大変かもしれない。もっと、議事録に特化したソフトとかサービスを探してみよう。
…ふむ、どうやらこの「サイン（SIGN）」というWEBサービスは議事録作成が専門のようだ。外部サービスなので導入には確認が必要そうだけど、部署単位で試験的に使ってみるくらいはいいんじゃないかな。どれどれ。
あ～、なるほど。「日付」「時間」「場所」みたいな必須事項だけじゃなくて、「議題」とそれに含まれる「議事」もあらかじめフォームが作られているんだね。これならフォーマット作りに悩まなくても、話されている内容を箇条書きしていけばすぐに議事録が作れるわけだ。
議事ごとに決定事項なのか宿題なのか、重要な項目かどうかのタグが付けられるのもわかりやすくていいな。項目が定型化されている分ソフトよりも自由度が低いかもしれないけど、会議中にスピーディに議事録を一定の品質で仕上げるには、こちらのほうがベターかもしれないな。少なくとも僕みたいな新人には何を書けばよいのか悩まなくて済むので結構助かる。
議事録作成に特化したWEBサービス「SIGN」。利用には無料アカウントを新規作成するか、フェイスブック、グーグルアカウントなどで認証を行う必要があります。
SIGN
【URL】https://svgn.biz/
プロジェクトを作成する
ログインするとプロジェクトの一覧画面が表示されますので、ここで［＋］をクリックして新規プロジェクトを作成します。議事録はこのプロジェクト単位で管理されます。
↓
ロジェクト名を入力します。わかりやすく、プロジェクトアイコンを設定することも可能です。
議事録を作成する
議事録一覧の［＋］ボタンをクリックし、議事録名を決め、議事録を作成開始しましょう。
議事録の入力方法
会議前に、議事録の日時、場所、参加者、議題などを設定しておきます?。会議が始まったら、議題ごとに話された内容を箇条書きで入力していきましょう。ここでは、「S社タイアップキャンペーン」が議題の1つ目となり?、それに関係して話された項目をどんどん入力していきます?。項目ごとに［決定］［宿題］［重要］と設定もできます?。タグの付いた項目は「INDEX」として一覧表示されるので?、会議の問題点がひと目でわかります。入力時に使える、ショートカットキーも設定できます。
SIGNで作成した議事録の管理や共有
タカハシ●ふむ、基本操作はだいたいわかったぞ。シンプルなサービスだから、それほど悩むことはなさそうだ。保存した議事録はプロジェクト単位でクラウド上に管理できるので、過去の議事録がバラバラになってしまうこともないし、メールの過去スレッドを遡って検索したりといった無駄な手間も省けそうだ。これなら、「効率化」というタナカ係長の要望にも応えられそうだ。
あと、他の人と共有しやすいことが利点だな。上司も「招待」して参加していれば議事録の内容をチェックできるしね。…へえ、メンバーが議事録を確認したら、「サインする」という機能があるのか。これを利用すれば、上司の議事録の確認にも使えるし、メンバーが会議の内容を確認できたかも一目でわかるな。
メールでの共有機能があるので、メンバー管理さえしてあれば情報共有も簡単だし、間違って違うメンバーに送ってしまうという危険性も低い。「議事録のファイルを送って！」という人には、テキストファイルへの書き出しを使えば対応できそうだしな。結構芸が細かくて、議事録に特化したサービスだけのことはあるな。
ウインドウ右上の［招待］から、そのプロジェクトに参加するメンバーのメールアドレス（SIGNに登録しているメールアドレス）を追加できます。管理者権限も設定可能です。議事録の一覧画面では、管理者が議事録のコピーや削除ができます。
議事録の右上のメニューより、ローカル環境での作業もできるほか、テキストファイルへの書き出しも可能です。議事録の内容をゲストユーザに公開する機能などもあります。
議事録作成が速くなれば業務もスピードアップ
タカハシ●MacBookでの議事録作成に、とても良さそうなWEBサービスを見つけました。これであれば、議事録作成はだいぶ効率化できそうです！
ハヤシバラ●ふむ、サインというのですか。…確かにタカハシ君のレポートを読む限りは議事録作成に便利そうですね。でも、WEBサービスということは、無線LANが使えない場所での会議の場合はどうなります？
タカハシ●その場合も調査済みです。オフラインでも使えるモードがあって、オンラインになったら変更が反映される仕組みです。
ハヤシバラ●ほう、そこもきちんと確認していましたか。それは良さそうですね。…ただ、君もわかっていると思いますが、我が社の場合はWEBサービスをいきなり業務に投入するのは難しいので、メンバーを限定して試験的な利用から始めてみましょう。必要な社内手続きは私のほうで進めておきますので、問題点の洗い出しやなどは君がまとめてくださいね。
タカハシ●押忍！ 今の話もこのサインの議事録に残しておきます。
ハヤシバラ●ほう。私の想定以上の行動をするとはタカハシくんも成長しましたね。ま、何より新しい試みをトライ＆エラーで導入していくのは良い傾向です。舞安商事もこれで少しは変わるかな…。
報告書
