同時に進行している複数のプロジェクトをスマートに管理したい
ノートにタグをつけてすぐにアクセスできる
私は仕事でiPadを2台と、iPhone 11を使っています。最近はグーグルのスマートフォン「Pixel 3a」も買いましたし、自宅にはMacが鎮座しています。
さて、このようにいくつもデバイスがある環境でも、ストレスなく複数のプロジェクトをこなしたい。そんなときにおすすめなのが、タグ構造が特長のメモアプリ「Simplenote」です。
本アプリで何か新しくプロジェクトを管理し始めるときに、私の場合、まずはプロジェクトメンバーのメールの署名をコピペしたノートを作成します。「なぜ連絡先リストを作るところから始めるの？」と疑問に思う人もいるかもしれません。なぜかというと、たくさんのプロジェクトを同時に進行していると、誰に何を送ればよいのか混乱してしまうことがよくあるから。その点、本アプリであらかじめ連絡先リストを作っておくと、何かあった場合にここに戻れるわけです。
次に、肝となる「タグ」をノートに追加していきます。たとえば、私は現在キャッシュレスに関する新刊を書いているので、「キャッシュレス」「書籍」「連絡先リスト」と3つのタグをこのノートに付けました。
また、プロジェクトの企画書をもらったら、その企画書をコピペしてノートを作り、「キャッシュレス」「書籍」「企画」と3つのタグを付けます。企画のノートは、思いついたときにどのデバイスでも追記・修正できるようにしなければいけません。アイデアはいつ降ってくるかわかりませんので…。
アドレスやURLもコピペで即送信
シンプルノートを選んだ理由。それは、テキストのみのためとにかく動作が軽いこと。ノートにメールアドレスやURLをまとめておけば、リンク先へもサクサクと自由にアクセスできます。共有フォルダやクラウドサービスへのリンクもメモしておけば、相手に再度確認してもらう場合も、URLをコピペしてメールやチャットで送るだけでOKです。
ルーティンタスクもノート化すればすぐに処理できる
やるべきことは1つのアプリにまとめる
シンプルノートで管理すべきは、何も仕事のプロジェクトだけではありません。毎回購入している消耗品のリンク集、出張や旅の手配方法などのマニュアルといったルーティンタスクに便利な情報も、ノートに入れておくとグッド。一見仕事のプロジェクトとは異なるように見えますが、こういったことは仕事中に気がつくことも多いので、同じアプリに入れておくほうが結局便利なのです。
出張のマニュアルノートには、一度訪問した場所で気がついたこと、次回改善すべきこと、注意すべきことなどを書いたメモ的ものを書いておきます。仕事において大事なことは、現場での気づき。仕事をしていれば、誰でも問題点や改善点に気づきます。ですが、それを次回につなげなければ、成長がありません。シンプルノートなら、iPhoneでキーワードだけ書いておき、あとからiPadで整えることも、クラウド同期で簡単にできます。
①基本的には新規ノートを作って、メモしていくだけ。ノートの冒頭に書かれたテキストがタイトルのように一覧されるので、タイトルになるような文字だけ、コピペしたり入力します。タグは左下の［Add a tag…］から入力します。
②ノートに追加したタグは、メインメニューに表示されるので、必要なノートにすぐにアクセスできます。Simplenoteでは、このタグ付けが重要です。
③毎回参照するような資料やリンクは、メールの履歴を遡るのが一般的ですが、Simplenoteのタグで一覧するほうが素早く、ほかの資料も含めて再考するきっかけになります。メールだとノイズも多すぎて、探すのが大変です。
たくさんのプロジェクトは、スマートに管理しておかないと混乱するな…。
クリップボード系アプリでメモをデバイス間で共有
また、メールで送ることの多い定型文も、「定型文」とタグを付けてノートとして蓄積していきましょう。道案内や集合場所、毎回伝えることなどをメモしておけば、いちいちキーボード入力する必要がなくなり、メッセージやメールで共有するのが正確かつ速くなります。たとえば、毎回「食べログ」を検索してもよいのですが、誰かにおすすめの店を紹介したあと、その文面をコピーして定型文のタグを付けてノートとして保存しておくと便利です。
アプリに搭載されている「共有」機能でノートや文章をほかのデバイスやアプリに送ることができますが、私が併用しているのは、「Pushbullet」というクリップボードの内容を複数のデバイスに送れるアプリ..と紹介しようと思ったのですが、あかん…アップストアで購入できなくなってる（泣）。ですが、クリップボード系アプリはアップストアでいろいろあるので、ぜひ連係技を目指して探してみてください。名前のとおりシンプルなメモアプリですが、使い方次第でいろんな仕事を効率よく回せるツールです。
①消耗品を購入するなどの、毎月のように必ず行うルーティンタスクも、Simplenoteで管理します。製品名と一緒にAmazonのリンクを貼っておけば、ワンタップでサイトへアクセスできます。共同編集もできるので、家族とノートを作ってもいいですね。
②出張や旅行の際の気づきも、すべてノートにメモしておきましょう。訪問した場所で気がついたことなどをまとめておくと、次回必ず役に立ちます。
③メールでよく使う定型分も、ノート化しておきます。特に道案内や集合場所など、間違うと厄介な文章はコピペしたほうがミスなく相手に教えられます。
プロジェクト管理もルーティンタスクも、いつでもメモできるようにすることが大切なのです。
今回の美崎式まとめ
・複数のプロジェクト管理にはサクサク動くSimplenoteがイチバン！
・消耗品や定型文のリストもノート化しておくことでアクセスが速くなる
※この記事は『Mac Fan』2020年3月に掲載されたものです。
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