今月のお題
プロジェクト管理を任されるようになり、チーム内の作業を俯瞰し円滑に進めるために作り始めたガントチャート。しかし、作り込めば作り込むほど時間がかかってしまいます。もっと簡単に作れるツールがあれば使いたい！
…ということで、
スラスラ作れるガントチャートツールを選ぶ
作業の工程をビジュアル化ガントチャートを利用する
プロジェクトの開始から完了までのタイムライン上に、タスクと実際にかかった時間などを棒グラフで視覚化した工程表を「ガントチャート」といいます。作ったことはなくても、見たことはあるのではないでしょうか。ちなみに、「ガントチャート」という呼び名は、考案者の名前ヘンリー・ガントに由来します。
多くの現場で利用されているガントチャートですが、一般的にはエクセルなどの表計算ソフトを使って作成することが多いようです。一見シンプルなようでいて、表計算ソフトでの作成にはそれなりに時間を要します。また、一度作ったら終わりではなく、タスクが遂行されるたびに更新したり、状況が変われば関連するほかの作業工程を見直したりと、管理者は常にガントチャートと向き合うことになります。
そんな事情があっては、少しでも効率よくガントチャートが作れるツールが欲しくなるのも当然ですよね。さっそく使えるWEBサービスを探してみました。
WEBサービスなら情報共有も容易にできる
管理者としては、ガントチャート、スケジュール、そしてタスク管理はセットになっていて、相互に連係するものが理想です。また、プロジェクトに関わるメンバーと共有できることも求められます。もちろん、チャートがスイスイ作れることが大前提。
ということで、今回は「ブラビオ（Brabio）」をピックアップします。ブラビオは、クラウド型のプロジェクト管理ツールで、すべての操作をWEBブラウザから行います。公式WEBサイトで「エクセルの10倍速い」とうたうだけあって、初心者でも直感的な操作でガントチャートが作れます。作成した工程表は、エクセル形式のファイルに書き出しが可能なので、ファイルでの配布が必要な場合でもすぐに対応できます。
ブラビオの機能はガントチャートだけではありません。カレンダーやタスクリストなどのツールも充実。メンバー間の連絡ボードや、グループ内の進捗を確認できるカレンダーなど、複数人の作業を管理する機能も万全。また、管理者とスタッフ、パートナーなどユーザモードを設定することで、タスクの共有範囲を制限することも可能です。ブラビオをうまく活用して、プロジェクトを円滑に進めましょう。
足し並みソフト
ガントチャートが簡単に作れるWEBブラウザベースのプロジェクト管理ツール。個人や数人のチームから100人以上の規模の企業まで、グループウェアとしても優秀。料金体系は、5ユーザまで利用できる無料プランのほか、エントリープラン（～50ユーザまで）、ミッドレンジプラン（～300ユーザまで）、エンタープライズプラン（カスタム）と、利用ユーザ数による3段階のプランが用意されています。すでに多くの企業で採用されており、信頼性も高いといえるでしょう。
ブラビオの基本操作をマスターしよう
はじめにブラビオのWEBサイトでユーザ登録を行います。無料プランは、ユーザ数やストレージ容量などに制限がありますが、すべての機能が使えるので、お試し版としても活用できます。
ブラビオでプロジェクトを起ち上げる前にはグループを作成します。まずグループがあって、その下に複数のプロジェクトが進行しているという構造をイメージするとわかりやすいでしょう。なおグループは複数作成できます。
グループを作成したらいよいよプロジェクト管理に移ります。ブラビオには、「ブラビオへようこそ」というプロジェクトが用意されており、チュートリアルとして利用できるようになっています。ガントチャートの作り方や操作方法は、このプロジェクトを使って覚えていきましょう。
登録したメールアドレス宛に送られてくるリンク先に進むと、グループの設定画面に切り替わります。必要事項を入力し、［登録する］をクリックします。
グループのトップページが開きます。新規プロジェクトを作成するには［プロジェクトリスト］をクリックします。サンプルを参考に使い方を学ぶ場合は、［ブラビオへようこそ！］をクリックします。
プロジェクトリストの画面に切り替わったら、画面上部の［プロジェクトの追加］をクリックして、新しいプロジェクトを作成します。設定画面では「計画モード」や「非公開」など公開の設定なども可能です。
タスクの入力はカレンダーや担当状況画面でも入力できますが、ここでは［チャート］画面で行っています。左カラムでタスクを入力したら、右の時間軸の上をドラッグして期間を指定します。
進捗や連絡事項をメンバーと共有する
プロジェクトができたら、進捗状況などの情報を更新しましょう。更新は、タスク画面が編集モードになっていないことを確認してから、特定のタスクをダブルクリックして行います。
メンバーへのお知らせもブラビオから発信できます。またトピックに対してコメントを付けることもできます。さらにタスクや連絡、コメントには、ファイルを添付することも可能です。資料などの共有がスマートに行えるでしょう。このようにブラビオにはプロジェクト管理に必要な機能が数多く用意されています。実際に使って感触を確かめてください。
進捗を更新したいタスクをダブルクリックして、［進捗］のメニューから現在の状況を選択します。また進捗状況をパーセンテージで入力しておくと、ガントチャートの棒グラフに反映されます。
メンバーに連絡を取る場合は、プロジェクトのトップページから［プロジェクト連絡］を開き、［連絡の追加］をクリックします。公開期限やコメントの許可なども設定できます。
グループ管理者は、メンバーの権限を変更できます。メンバー権限のステイタスによって、利用できる範囲が異なります。なお、プロジェクトのメンバー管理は［プロジェクトメンバー］から行います。