OS Xの「連絡先」の基本と応用をマスターする（２／４）

連絡先カードの作成と編集

友だちや、仕事上頻繁に連絡を取り合う人のコンタクト情報を登録して、アドレスブックを作成します。一件一件の情報は、「カード」と呼ばれるページに入力します。つまり、1人に1枚ずつのカードが作成されることになります。また、個人だけでなく企業や店舗、自分のカードを作ることができます。ここではカードを作成し、必要な情報を入力していきます。細かい作業になりますが、項目を変更したり追加したりすることで、情報をわかりやすく整理することも可能です。ひと手間かけて、自分にとって使いやすいアドレスブックを構築しましょう。

［ファイル］メニュー→［新規カード］、またはウインドウ内の［＋］ボタン→［新規連絡先］をクリックして新規カードを作成します。

新規カードを作成する

新規カードが開いたら、名前や電話番号、メールアドレスなど必要な情報を入力し、最後に［完了］をクリックして保存します。誕生日やホームページなど、不明な項目は空欄のままで構いません。

「連絡先」では、名前の「読み」の順番にカードが並べられます。日本語以外の表記のカードが混在する環境では、読みをカナまたはアルファベットにすることで統一できます。ここで設定した名前の読みはOS Xの日本語入力にも利用されます。

項目を追加・変更する

「連絡先」では「携帯電話」を「iPhone」に変えるといったように、項目のラベルを自由に変更できます。また、「カスタム」を使って新しいラベルを作ることも可能です。

編集画面で表示されていない項目を追加したいときは、［カード］メニュー→［入力欄を追加］をクリックし、メニューから追加する項目を選択します。

自分や会社のカードを設定する

これから「連絡先」を使い始める場合は、初めに「自分のカード」を設定しておきましょう。自分のカードの情報は、宛名印刷の差出人などに反映されます。

連絡先は個人ばかりとは限りません。取引先企業などの名前でカードを作りたいときは、会社名を入力後、［会社］にチェックを付けましょう。アイコンなどの表示が変化します。

グループを作成してカードを整理する

「連絡先」では、職場の同僚や家族などをグループに束ねることができます。グループ分けをしておけば、特定のカードが探しやすくなるだけでなく、グループのメンバー全員にメールを送信したり、宛名印刷の宛先に指定したりすることができるようになります。また、仕事とプライベートのコンタクトを分けておくのも便利な使い方です。

グループを作成する

［ファイル］メニューまたはウインドウの［＋］ボタンをクリックして開いたメニューから［新規グループ］を選択します。するとウインドウの左のカラムに「名称未設定のグループ」が作成されます。わかりやすい名称をつけておきましょう。

グループにまとめたいカードをドラッグ＆ドロップで追加します。［コマンド］キーを押しながら複数のカードを選択し、一度に追加することもできます。

新しく作成した「制作チーム」というグループに、2名を追加しました。グループにすることで、まとめて扱うこともできるようになります。

スマートグループを作成する

［ファイル］メニューから［新規スマートグループ］を選択しましょう。するとスマートグループの設定画面が表示されます。

会社名や特定のドメイン名（メールアドレス）、部署といった条件を設定します。これ以降、自動的に同僚のグループなどが作れるという寸法です。

テンプレートをカスタマイズする

名前や電話番号など、カードには基本的な項目があらかじめ用意されています。この初期設定にはない入力フィールドを常に表示させるには、テンプレートのカスタマイズが必要です。たとえば「連絡先」を主に仕事で使用している場合は、「部署」や「役職」といった項目を追加するといいでしょう。なおカードごとに項目を追加・削除する場合は、各カードの編集画面で設定します。

連絡先の環境設定の「テンプレート」タブを開き、テンプレートを編集します。入力欄を追加する場合は、左上のメニューから項目を選択します。また、不要な項目は［－］をクリックして削除します。